Condition de communication des documents
- La communication réglementaire des documents a lieu sur place, dans les salles de lecture des archives, de la bibliothèque ou de la documentation, en présence d'un agent du service. Toute demande de consultation doit être orientée par le bureau d'accueil, de référence et d'orientation du public ;
- Pour demander un document, le lecteur ou chercheur remplit une fiche de demande de consultation de document comprenant deux volets identiques et détachables; il y porte ses noms et prénoms, la désignation de l'instrument de recherche, la cote ou numéro de liasse, la date et le numéro de sa place assise dans la salle ;
- Pour un document d'archives en microfilm, le lecteur y indique, en plus des renseignements ci-dessus, la cote du dossier et la cote correspondante du microfilm ;
- Le premier volet du bulletin de communication prend la place du document sur les rayons ; le second volet servira à la rédaction du registre réglementaire des communications après réintégration des documents dans le magasin ;
- Il ne peut être communiqué : - plus de trois dossiers d'archives à la fois, - plus de trois ouvrages de bibliothèque à la fois, et plus de trois dossiers de presse à la fois. Le lecteur ou chercheur peut se réserver des dossiers d'archives, des ouvrages de la bibliothèque ou des dossiers documentaires pour être consultés au cours de la permanence ou le jour suivant ;
- Les personnes admises à travailler dans les salles de consultation sont tenues de maintenir l'ordre dans les dossiers avant de les restituer; l'archiviste, le bibliothécaire et le documentaliste les vérifient avant de les remettre en place ;
- La réservation des documents peut être fait pour être consultés au cours de la permanence ou le jour suivant (fiches de réservation)
- La réservation de place (numérotée) peut s'avérer nécessaire à un horaire précis, par exemple en cas d'affluence ; celle-ci s'annule automatiquement une fois cette horaire passée (fiches de réservation) ;
- Dans l'état actuel, il n'y a ni consultation par correspondance, ni prêt à l'extérieur ;
- Les documents fragiles ou susceptibles d'être endommagés sont interdits à la communication temporairement.
- L'autorisation de fréquenter la salle de consultation des documents peut être retirée aux personnes qui causeraient du désordre ou se refuseraient de se soumettre aux prescriptions formulées pour la consultation des documents.
