Règlement intérieur des salles de lecture
Conditions d'admission des lecteurs- Justifier son identité : par une pièce d'identité (carte nationale, carte de séjour, passeport, permis de conduire) à présenter à chaque demande de consultation des documents de bibliothèque (ouvrages et périodiques, ...) et de documentation (dossiers de presse, publications officielles, ...).
La consultation des archives nécessite pour les lecteurs de nationalité étrangère de présenter, en plus, une lettre de recommandation de son directeur de recherche ou du service culturel de la Représentation diplomatique de son pays. - Remplir : une fiche d'inscription du lecteur (une seule fois) ; une fiche d'identification du sujet (pour chaque sujet) ; une fiche de consultation pour chaque demande de documents. Lien hypertexte (voir Fiches ou créer un cadre pour écriture numérique) Justifier son identité : par une pièce d'identité (carte nationale, carte de séjour, passeport, permis de conduire) à présenter à chaque demande de consultation des documents de bibliothèque (ouvrages et périodiques, ...) et de documentation (dossiers de presse, publications officielles, ...).
La communication des documents d'archives est soumise aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur. Présentement les règles consultatives sont régies par la Loi n°009/PR du 19 octobre 2006 relative aux Archives :
- Pour les Archives publiques
Sont communicables : Les archives publiques antérieures à trente (30) ans à compter de leur création. Ce délai est porté à :- « Cinquante (50) ans pour les documents contenant des informations mettant en cause la vie privée des particuliers, la défense nationale ou la sûreté nationale et pour ceux relevant d'une procédure judiciaire. Dans ce dernier cas, le délai court à compter de la décision définitive ;
- « Cent (100) ans pour les documents à caractère médical ou relevant d'un dossier professionnel, les minutes et répertoires des notaires et huissiers, les registres de l'état civil et de l'enregistrement » (Article 15).
- Dérogations « Avant l'expiration des délais prévus, l'administration des Archives peut, à des fins de recherche scientifique et après avis de l'administration d'origine, autoriser la consultation des documents d'archives publiques » (Article 16).
- « Les archives communiquées au public, sauf dérogation spéciale, sont consultées sur place, sans que cette consultation porte atteinte à la vie privée des personnes, à la défense nationale ou à la sécurité publique » (Article 17)
Pour les Archives privées
« Outre les dons, legs et cessions, l'administration des Archives peut recevoir des archives privées à titre de dépôt révocable ou de dation. Les modalités des dépôts et les conditions de communication des archives les constituant sont arrêtées d'accord parties » (Article 28).
Reproduction des documents
Les photocopies ou la micrographie des documents librement communicables et les photographies peuvent être obtenues, selon les possibilités matérielles du service de reprographie et de micrographie.
La reproduction des documents fragiles ou susceptibles d'être endommagés est interdite.
Toute demande de reproduction doit être présentée au bureau d'accueil de la salle de lecture des documents.
Assistance à la recherche
Elle implique un dialogue avec l'archiviste, c'est lui le professionnel qui a :- Une connaissance du fonds documentaire de son service ;
- Une connaissance interne des instruments de recherche de son fonds documentaire ;
- Une technique de l'accès aux documents.
Toutes ces démarches donnent une connaissance du profil du lecteur/chercheur par rapport à sa discipline et au travail qu'il prépare.
Le service d'accueil et de références apporte uniquement une assistance individuelle dans l'orientation bibliographique ou dans la recherche des sources documentaires.
Des instruments de recherche spécialisés (guides, catalogues, répertoires, inventaires, fichiers) sont disponibles dans les salles de lecture . Des instruments de recherche numérisés sont lisibles sur le site Web de la DGABD.
Le chercheur doit assumer la responsabilité de ses recherches dans la prise des notes, la confidentialité de l'information, le droit d'auteur (copyright).
Conditions matérielles de communication des documents au public
Pour demander un document, le lecteur ou chercheur remplit une fiche de consultation comprenant deux volets identiques et détachables ; il y porte ses noms et prénoms, la désignation de l'instrument de recherche, la cote (numéro de liasse d'archives ou du dossier documentaire, du livre ou périodique, de la photo ou carte, ...), la date et le numéro de sa place assise dans la salle. Pour un document en microfilm, en plus des renseignements ci-dessus, la cote du dossier et la cote correspondante du microfilm.
Le premier volet du bulletin de communication prend la place du document sur les rayons ; le second volet sera complété après réintégration du document et servira, à ce moment là, à la rédaction réglementaire du registre des communications.
La communication réglementaire des archives se fait sur place. Chaque lecteur ne peut recevoir plus de trois dossiers à la fois.
La communication des ouvrages de la bibliothèque et des collections de la documentation gabonaise se font sur place. Il ne peut être communiqué plus d'un volume à la fois.
Les communications se font en présence d'un agent du service dans les salles de lecture.
La réservation des documents peut être fait pour être consultés au cours de la permanence ou le jour suivant. Lien hypertexte (Fiches de réservation)
La réservation de place (numérotée) peut s'avérer nécessaire à un horaire précis, par exemple en cas d'affluence ; celle-ci s'annule automatiquement une fois cette horaire passée. Lien hypertexte (Fiches de réservation) Dans l'état actuel, il n'y a ni consultation par correspondance, ni prêt à l'extérieur.
Mesures de protection des documents
Il est formellement interdit :- l'accès non autorisé, dans les magasins de conservation des documents, à toute personne non autorisée.
- de fumer dans les locaux de la DGABD.
- de boire et de manger dans les salles de lecture.
- de perturber la tranquillité des autres usagers
- de provoquer des rixes.
Tout vol, détournement, détérioration ou destruction de document seront punis conformément à la loi.
Les personnes admises à travailler dans les archives sont tenues de maintenir l'ordre dans les dossiers avant de les restituer ; l'archiviste vérifie les dossiers avant de les remettre en place.
L'autorisation de fréquenter la salle de lecture peut être retirée aux personnes qui causeraient du désordre ou se refuseraient de se soumettre aux prescriptions formulées pour la consultation des documents.
